Plan de Gestion de crise et de continuité d'activité

Comment réaliser un Plan de Gestion de crise et de continuité d'activité pertinent, et avant tout utile ?

Le plan de continuité des activités répond à 2 nécessités.

• La première consiste à identifier, prévenir (lorsque cela est possible) ou limiter les conséquences des évènements qui perturberaient fortement les activités d'accompagnement des personnes pendant un certain temps.

• La seconde, si malgré tout tel évènement survenait, consiste à s'assurer de la capacité à réagir immédiatement face à cette situation et gérer la crise jusqu' à un retour à une situation de fonctionnement acceptable et ce avec un minimum de perturbation pour les personnes accompagnées.

Etape 1 : identifier les situations à risque

Lister les situations pour lesquelles le fonctionnement de votre établissement / service / lieu de vie et d'accueil serait fortement perturbé, voir stoppé.

Pensez aux :

• évènements externes : naturels (ex : climatiques), environnementaux (ex : présence usine à risque), pandémie / maladie / accident de la vie, retrait d'autorisation ...

• évènements internes : incendie / explosion, coupure / perturbation réseau (eau, gaz, électricité, informatique, ...), malveillance volontaire (ex : intrusion, piratage informatique,...), incident interne remettant potentiellement en cause l'autorisation d'exercer ...

  
  

Etape 2 : Moyens

Quels sont les moyens disponibles afin de maîtriser les conséquences de cette situation si elle survenait ? Peut-on aujourd'hui :

• Les prévenir (évènements internes) (ex : contrôle périodique d'installation)

• Les détecter au plus tôt (ex ; détecteurs de fumée)

• Atténuer leurs effets (ex : présence extincteurs, formation aux gestes d'urgence, parafoudre...)

Etape 3 : Conséquences prévisibles

Quelles en seraient les conséquences :

1. en terme d'impact sur les personnes accompagnées (ex : mise en danger)

2. en terme de perte de ressources :

• Ressources matérielles / fonctionnalités associées (ex : chauffage, transport, hébergement, cuisine...)

• Ressources humaines (professionnels absents, bloqués, surcroit / surcharge de travail afin de protéger les personnes accompagnées...)

• Ressources économiques (perte d'investissement...)

  
  

Attention suivant le lieu de la situation, les ressources impactées ne seraient pas les mêmes (exemple, incendie limité à la chaufferie ou dans la cuisine)

Etape 4 : Solutions alternatives

Quelles sont les solutions disponibles à ce jour en face de chaque ressource totalement défaillante ou fortement perturbé ? Exemples :

• Groupe électrogène

• Bâtiment de repli

• Stock de nourriture froide, d'eau potable

• Duplication du réseau informatique

• ...

Etape 5 : Hiérarchiser

Pour chacune des situations et impact, noter (par exemple de 1 à 5) sa vraisemblance, son degré d'impact sur le bon fonctionnement, l'efficacité potentielle des mesures de prévention, de détection et d'atténuation (ne pas hésiter à vérifier leur efficacité périodiquement au travers de test ou d'exercice), l'efficacité avérée des solutions alternatives.

Au travers de ses notes, identifier les situations les plus préoccupantes (par exemple en multipliant chaque facteur).

Planifier vos actions d'amélioration (voir notre post à cet effet)

Etape 6 : Etablir votre plan de gestion de crise et de continuité

Identifier la procédure de gestion de la crise (cellule, composition et rôles et responsabilités , modalité de déclenchement, gestion des décisions, communication externe...)

La cellule de crise doit identifier :

• Quelles sont les ressources impactées et les activités perturbées ou stoppées

• Quels sont les moyens à disposition face à chacune d'entre elle. En conséquences quelles sont les solutions les plus appropriées

• Mettre en oeuvre ces solutions "alternatives", s'assurer de leur efficacité

• Gérer les conséquences externes (risques médiatiques, tutelles...)

• Consigner l'ensemble

jusqu'au retour à un fonctionnement normal ou sécurisé (reconstruction / retour des ressources initiales de fonctionnement)

Tester périodiquement vos moyens de prévention, détection et d'atténuation (ex : vérification des alarmes, exercice incendie, de réanimation ...),

Vérifier la disponibilité des ressources alternatives et leur bon fonctionnement (ex : groupe électrogène, stock...)

Etape 7 : faire face et améliorer

En cas de situation avérée mais avec très peu d' impact (presqu'accident)

Après un test (par exemple d' évacuation) :

Après une situation de crise

Posez les questions suivantes :

• Qu'est-ce qui s'est bien passé ?

• Qu'est-ce qui s'est mal passé ?

• Qu'est-ce qui aurait pu mal se passer ?

Consigner vos réponses.

Améliorez votre plan de gestion des situations de crise (moyens de prévention, détection, atténuation de la crise - solutions alternatives en cas de crise)

Etes vous prêt ?

S'il répond aux mêmes interrogations, un plan de gestion de crise et de continuité d'activités ne s'improvise pas car il est unique. Il est dépendant du lieu d'implantation, de l'architecture, de la nature de la structure, des moyens disponibles... de l'établissement.

Expert dans ce type d'analyse, CAP 'ES peut vous accompagner en adéquation avec le référentiel ISO 22301 et le requis du référentiel HAS adapté à votre établissement.

Une chose est certaine : chaque situation identifiée peut vous arriver. Ce que vous ne savez pas c'est où et quand.

Alors... prêt ?